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大学办公室行政管理精细化的意义和完善途径

来源:未知
  

摘    要: 行政管理是高校办公室的基本工作,能够实现高校各项事务的有效协同,为教学与科研等创造良好的环境,提升学校的整体管理水平。进入到新时期以来,高校发展面临的挑战也在增多,如果依旧采用传统的行政管理模式,将会对高校改革创新造成限制。精细化理念的融合,使得办公室行政管理进入到新的阶段,有利于实现教育资源的优化配置,提升管理效率与质量。本文将对高校办公室行政管理精细化的意义进行分析,提出高校办公室行政管理的问题,探索高校办公室行政管理精细化的创新路径,为实践工作提供参考。
 
  关键词: 高校办公室; 行政管理; 精细化; 创新路径;
 
  1.引言
 
  我国高等教育事业的快速发展,为社会培养了大量优秀人才,是推动社会进步的重要力量。近年来,高校逐渐扩招,办公室工作面临新的挑战,只有不断提升办公室行政管理水平,才能在人才培养、科研项目与学术活动实施等环节保持规范性与系统性,提高高校的整体竞争实力,塑造良好的社会形象,赢得全校师生的认可。高校办公室行政管理工作涉及的内容十分繁杂,对于管理人员也提出了更高的要求,传统粗放式管理模式无法满足当前工作要求,限制了教育改革工作的推进。精细化管理模式的构建,符合当前高校办公室行政管理的特点,以提升自身的服务水平,与高校发展保持高度协同。然而,当前精细化管理工作中仍旧存在诸多问题,导致其作用发挥受限,必须在实践中予以创新。
 
2.高校办公室行政管理精细化的意义
 
  精细化管理作为一种理念、文化,包含关注细节、科学量化、立足专业三方面内容,三个环节相互作用(如图1所示)、缺一不可。将精细化管理用于高校办公室行政管理具有重要意义。首先,精细化管理有助于办公室职能的优化。我国高校数量逐年增长,在发展中面临的竞争压力也在不断加大,为了能够顺应时代发展的要求,为社会提供更好的教育服务,必须在办公室行政管理中实施精细化管理,为未来发展奠定基础。精细化管理理念的融合,能够使高校办公室在服务、管理、信息等职能上得到优化,满足全校教职工的多元化需求,促进各项工作的顺畅实施。其次,精细化管理也是实现信息化办公的关键前提。由于办公室行政工作较多,涉及学校各个部门及人员,因此必须以信息化办公为目标,减轻工作人员的负担[1]。针对大量的数据信息,应该实施精细化管理以确保其精确性、真实性与全面性,为高校领导人员的决策提供依据。最后,精细化管理也是增强高校办公室行政管理规范性的关键[2]。当前高校办公室行政工作任务较重,在管理中需要对各类资源进行有效利用,只有保障各个环节的规范性,才能使资源得到最大限度的利用。
 
3.高校办公室行政管理的问题
 
  首先,在办公室行政管理中存在目标模糊的问题。未能根据高校的发展现状及未来发展需求制定切实可行的管理目标,将会对日常工作的开展造成阻力,影响了行政管理工作效率的提升。缺乏对各项工作流程的优化,行政管理的条理性不足,资源浪费情况严重。对于精细化管理的认知程度不足,导致在管理中依靠个人经验,无法做到分工的明确性[3]。管理目标的缺失,会导致职工积极性不足,无法在工作中保持强大的责任心。其次,在办公室行政管理中缺乏完善的制度体系。虽然针对行政管理制定了相应的制度,但是呈现出一定的局限性,无法适应当前工作的要求[4]。在制度执行中存在形式化的现象,导致在行政管理中出现混乱,不利于办公室职能的发挥。最后,在办公室行政管理中存在人员素养不高的问题。工作人员缺乏专业性,在管理方法和理念上都较为落后,因此导致诸多漏洞的出现。缺乏团队意识,在工作中难以形成强大的合力。
 
  4.高校办公室行政管理精细化的创新路径
 
  4.1、 明确管理目标
 
  树立明确的管理目标,是在办公室行政工作中实施精细化管理的基础与前提,应该在同一目标的指引下,实现对各个工作流程的全面梳理,减少工作中的失误和疏漏。可以对办公室进行不同科室的划分,以落实精细化管理目标要求。材料起草和文字编辑等工作,应该由秘书科负责;员工会议和活动组织等,应该由行政科负责;决策监督及反馈等,应该由督办科负责;合同起草及审查等,应该由合同科负责。通过明确各个科室的工作目标及要求,能够确保行政管理工作有条不紊地实施,不同环节之间也能够实现全面联动,真正提高了高校行政管理的效率。在管理中应该遵循以人为本的基本原则,关注员工的实际需求,确保管理目标的可行性[5]。注重员工个体力量的发挥,以程序化管理融合精细化管理,达到事半功倍的效果。
 
  4.2、 构建管理机制
 
  管理机制是行政管理工作实施的基本保障,因此应该从高校发展的实际需求出发,落实精细化理念要求,使管理机制的运行更加顺畅和高效。从宏观角度和微观角度两个方面入手,增强行政管理的规范性,明确工作标准的同时,实现各部门的工作统一性。应该确保管理机制的长效性特点,能够在高校发展的全过程当中发挥作用。为了避免出现执行不力的情况,应该对管理机制的运行情况进行全面监督,保障良好的执行效果。对工作流程的规范性与科学性进行全面审查,确保岗位职责得到有效落实。建立完善的责任机制,明确不同岗位及人员职责,防止出现相互推诿的现象[6]。注重对行政管理工作的量化评价,通过明确评价指标与细则,加强对行政管理全过程的监督控制。
 
  4.3 、实施全面管理
 
  TQM即全面质量管理,将其应用于高校行政管理工作当中,也是实现精细化管理目标的有效途径,有助于控制管理成本,同时使组织职能得到全面体现,增强组织的整体竞争力。行政管理需要各个部门的协同配合,因此应该实现全面参与,为了使行政效能得到增强,应该在实践中采用PDCA流程管理方法。PDCA流程管理方法可以针对执行过程、核查过程等进行全面评估,以发现流程管理中存在的问题,并在后续工作当中予以针对性改进,提高行政管理综合水平。教育训练也是全面质量管理中的关键内容,应该提升教师及管理人员的综合水平,通过统计分析和品质管理等方式,营造良好的工作氛围。最后,在全面质量管理中应该注重持续改善[7]。全面质量管理是一个闭环管理的模式,需要对行政管理的影响因素进行总结与反思,以加强管理模式的持续改善。
 
  4.4、 完善制度体系
 
  对当前规章制度体系予以完善,使精细化管理能够以制度为约束,真正确保在各项工作当中有章可循,防止出现不规范操作行为。由制度对行政管理的内容作出规定,通过责任体系对各个人员的职责予以明确。同时,应该明确新时期工作标准,保障权责一致性,防止权责混乱对行政管理工作效率和质量造成影响。将精细化管理理念融入到各个工作流程当中,为了确保制度的良好执行效果,应该加强监督制度的建设,使精细化管理的作用得到最大限度发挥。对当前奖惩制度加以完善,针对工作中表现优异的员工进行物质和精神奖励,为其他人员树立良好的榜样作用,增强办公室的整体工作积极性,形成良好的文化氛围[8]。同时,针对工作中态度懈怠的员工应该予以适当惩罚,使其在明确自身职责的基础上,能够恪尽职守,防止给学校造成损失。
 
  4.5 、加强信息化建设
 
  现代化高校的建设,离不开信息技术的支持,因此在高校办公室行政管理中也应该以信息化建设为重点,推进精细化管理工作任务。学校应该加大在信息技术、先进办公设备当中的投入力度,加大对办公室信息化建设的财政支持,真正做到专款专用,对当前计算机及其相关配套设备加以更新。信息化办公系统的建设,不仅能够减轻人员的劳力负担,而且有助于对整个行政管理的流程予以优化。针对工作中的相关数据信息进行全面收集、整理、分析和保存,为决策人员提供可靠的依据,真正体现办公室在高校发展中的枢纽作用[9]。运用大数据技术、物联网技术和云计算技术等,实现对信息化管理系统的全面升级改造,使其更加符合行政管理的工作特点及需求。同时,信息化系统建设应该留出充足的空间,为后续升级改造奠定保障,促进高校的长远发展。
 
  4.6 、提升人员素养
 
  管理人员的专业素养,也会对高校办公室行政管理工作成效产生影响,也决定着精细化管理模式的实施效果。为此,应该定期组织专业化培训教育活动,使其管理知识和技能得到更新,在深入学习当中提升综合素养。明确工作目标及工作内容的衔接关系,确保在行政管理中养成良好的行为习惯和操作方法[10]。注重对员工的职业道德教育,使其能够在工作中保持高度责任精神和奉献精神,能够以学校的利益为首要前提,促进精细化管理工作的顺利进行。改善工作人员的福利待遇,使他们在实现个人价值的同时,为学校的发展做出贡献。
 
  5.结语
 
  精细化管理应用于高校办公室行政管理中,能够在优化办公室职能的同时,加快信息化发展,增强管理工作的规范性。但是,也会由于管理目标模糊、制度体系缺失和人员素养不高等问题的存在,导致精细化理念的落实遇到阻力。为此,应该通过明确管理目标、构建管理机制、实施全面管理、完善制度体系、加强信息化建设和提升人员素养等方式,使精细化管理成为常态化,发挥办公室行政管理在高校改革中的作用。
 
  参考文献
 
  [1]刘雨.经济背景下高校办公室行政精细化管理工作研究[J].营销界,2020(13):155-156.
  [2]张秀玲.“漏斗模型”在新时期高校院级办公室精细化管理中的应用[J].中国多媒体与网络教学学报(上旬刊),2020(02):85-86.
  [3]刘立国,陈诗伟.清单式管理在高校办公室业务工作中的应用研究[J].办公室业务,2019(20):18-20.
  [4]林载蔚.提高高校办公室管理效率研究[J].办公室业务,2019(13):164.
  [5]吉志林.高校办公室精细化管理探索[J].中外企业家,2018(34):159.
  [6]彭锦华.高校办公室行政管理精细化思路及对策[J].办公室业务,2018(16):9.
  [7]顾盼.如何加强与完善高校办公室行政管理的精细化[J].中外企业家,2018(11):74-75.
  [8]梁书英,王春霞.办公室精细化管理方法探微[J].人力资源管理,2016(08):107-108.
  [9]涂麟俊,丁康.加强与完善高校办公室行政管理精细化的新思考[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版),2015,35(06):97-99.
  [10]侯嘉琳.高校院系办公室行政精细化管理的探讨[J].南昌教育学院学报,2011,26(10):40+45.

  


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